Aunque cuando se habla de ERP se refiere a esos sistemas enormes con cientos de pantallas y miles de funciones, que parecen imposibles de usar por usuarios de nivel básico, existen ERPs escalables, los cuales nos permite tener ciertas funcionalidades y dejar otras de lado, por ejemplo: Si tenemos una cadena de zapaterías y no fabricamos, probablemente no necesitemos un modulo de producción.
Aquí las diez razones por las cuales necesitamos tener un sistema informático que gestione nuestra actividad.
1. Estadística
La principal razón por la cual las empresas optan por un sistema es debido al acceso a la estadística de nuestro negocio, lo que antes se hacía usando tableros de resultados, obteniendo datos históricos de miles de papeles o cientos de hojas de cálculo (como Microsoft Excel), con un sistema ERP se obtiene al momento y se puede personalizar muchos de los parámetros para ver exactamente lo que necesitamos.
2. Agilidad
El facturar a mano o usando varios sistemas, entorpece el proceso de compra de nuestros clientes. Muchos ERPs cuentan con un punto de venta, se trata de un modulo exclusivo para la atención al público y agilizar la tarea de cobranza insitu. Esto a la vez va alimentando el sistema para poder generar reportes con dicha información.
Tenga en cuenta que no todos los sistemas ERPs cuentan con un modulo de punto de venta, así mismo aunque tengan el punto de venta puede ser de captura solamente, lo ideal es que nuestro sistema emita un comprobante ya sea en talonario, en una impresora de tickets fiscales o bien facturación electrónica.
3. Cuentas claras
Los arqueos de caja serán mucho más sencillos cuando tenga un sistema que le permita ver al final del día cuanto dinero entro a su negocio en efectivo, tarjeta, cuenta corriente del cliente, cheques, etc.
Muchos de nuestros clientes nos han reportado que es una de las características que no estaban buscando en el sistema pero si les hace su cierre de día mucho mas simple.
4. Menor error humano
Los sistemas informáticos están parametrizados, esto quiere decir que no permiten ingreso de información incorrecta, con lo cual minimizan el error humano. Para una persona que está atendiendo en caja 30 clientes por hora es muy fácil pasar cosas por alto, sin embargo, al tener un sistema que le está solicitando el ingreso de la información, hace del proceso algo repetitivo e inequívoco.
5. Centralización
Puede tener varios puntos de venta dentro de un local o incluso en varios locales, la mayoría de los sistemas ERP permiten que el ingreso de información sea centralizado, esto es, que todos los datos ingresados terminen en una misma locación para su posterior análisis.
Así mismo esto no quiere decir que los datos van a quedar mezclados, al contrario, la idea de tener un sistema computacional es poder ver la información de manera separada o totalizada.
6. Sincronización
Algunos de los sistemas más completos permiten la “multi-empresa” y la “multi-sucursal”, si su empresa tiene varias sucursales o varias razones sociales, los ERPs con esta característica permiten que la información se sincronice y se mantenga centralizada.
De esta manera desde cualquier ubicación se pueden visualizar reportes individuales de cada sucursal o totalizados y saber cual de nuestras sucursales es rentable y cual no. Esto es muy importante para poder tomar decisiones acertadas.
7. Reducción de Costo
En su mayoría nuestros clientes nos han comentado que tras la implementación de nuestro sistema se agilizan muchas tareas, las que antes les tomaba horas ahora les toma solo minutos, con lo que tienen personal con menor carga laboral y así pueden encargarse de otras tareas. El tener menos tiempo a una persona realizado una tarea es menos dinero gastado de la empresa en esa tarea.
8. Regularización de modelo de trabajo
Cuando se carece de un sistema informático, cada persona de la empresa tiende a llegar a los objetivos de su puesto de trabajo de diferente manera, esto hace que cuando se supla el puesto o cambie el turno haya conflictos para el entendimiento entre como lo hace un operario y como lo hace el segundo, así mismo, cuando alguno de los operarios es supervisado el supervisor tiene que saber como hace el trabajo cada operario.
La implementación de un sistema ERP lleva consigo la estandarización de un modelo de trabajo, de esta forma todos trabajan en una misma plataforma y de una misma forma.
9. Detección de errores
Cuando hay un problema, y sabemos que en los negocios suele suceder, el lograr encontrar ese número mal escrito, ese pago olvidado o mal aplicado, mercancía faltante, o bien acciones mal intencionadas, es una tarea simple con un sistema, ya que al tener todo registrado sabremos con exactitud quien, cuando, qué cantidad y en donde se hicieron las cosas.
10. Imagen
Por último pero no menos importante es la imagen que damos, tanto internamente (para nuestros empleados) como externamente (a nuestros clientes y proveedores), cambia totalmente cuando tenemos una mecánica de trabajo estandarizada y basada en un sistema ERP, la agilidad que mostramos cuando un cliente o un proveedor llama para saber acerca de un pedido u orden de compra, dice mucho de nuestra empresa.
¿Cuántas veces hemos llamado a una empresa mal organizada y nos atiende una persona que no sabe de lo que le hablamos? Cuando se tiene un sistema de gestión la información siempre está disponible para la persona que la necesite ya sea el almacenista que está buscando un articulo o la recepcionista que tiene que informar a un cliente del status de su pedido.
Conclusión
Los sistemas ERP también llamados sistemas administrativos o sistemas de gestión, no necesariamente son difíciles de usar o incalculablemente caros, existen varias empresas (como nosotros) que ofrecen servicios de asesoría gratuitos, esto es, entender a lo que se dedica y darle una solución que se adapte a sus necesidades.
Es cierto que existen sistemas ERP donde la inversión inicial mínima es de 150 mil dólares americanos, con pagos anuales o mensuales de miles de dólares. Esto puede o no ser la opción para usted, sin embargo, existen sistemas mucho más accesibles donde su inversión inicial puede ser nula y el pago mensual puede no alcanzar los 100 dólares. Si quiere saber más sobre sistemas ERP contáctenos o bien lea nuestros otros artículos, también queremos saber su opinión, lo invitamos a participar dejando un cometario al final de esta página.
Deje su comentario